RIADENÁ DOKUMENTÁCIA

Centrálne úložisko predstavuje komfortný prístup k firemnej dokumentácii. Vďaka nastaveniu prístupových práv pracuje bežný používateľ vždy s aktuálnou verziou dokumentu, zatiaľ čo správcovia dokumentácie jednoducho dohľadajú predchádzajúce verzie aj vykonané zmeny. Sofistikovaný systém vyhľadávania vám rýchlo a bez komplikácií pomôže nájsť to, čo práve potrebujete, bez toho, aby ste nutne museli vedieť, kde presne sa dokument nachádza.

Tvorba dokumentácie je veda. Keď navyše máte dodržiavať termíny, čakajú vás revízie a následné schvaľovanie medzi používateľmi, môže ísť o neprekonateľný problém. Vďaka nášmu systému budete mať proces tvorby dokumentácie úplne pod kontrolou. Systém je nastavený podľa vašich interných procesov, každý krok je priradený príslušnému používateľovi a na každý úkon je možné stanoviť konkrétne termíny. Až po finálnom schválení je dokument publikovaný pre stanovený okruh zamestnancov. Správca dokumentácie má navyše dokonalý prehľad nad celým procesom tvorby.

Potrebujete rýchlo nájsť nejaký dokument alebo jeho verziu a pamätáte si len časť názvu? S naším fulltextovým vyhľadávaním to nie je problém. Centrálne úložisko dokáže zhromažďovať informácie o dokumentoch aj ich prílohách, ako sú plány, výkresy alebo nadväzujúce dokumenty. K jednotlivým dokumentom dokáže priradiť aj kľúčové slová, čo vám vyhľadávanie podstatne zjednoduší.

Každý firemný dokument má svoje špecifiká. Okrem platnosti ide taktiež o rôzne typy relevantných príloh, súvisiace dokumenty a osobu, ktorá je za jeho aktuálnosť priamo zodpovedná. Vyhnite sa zložitému zisťovaniu, ako je to v tom či onom prípade, či už platnosť náhodou neuplynula a kto za to vlastne môže. Prostredníctvom nášho centrálneho úložiska môžete zautomatizovať celý proces. Systém „postráži“ platnosť dokumentu a automaticky predvolá zodpovedné osoby aj správcu dokumentácie.

Riešili ste pri recertifikácii ISO nedostatky vo svojej firemnej dokumentácii? Možno ste nedokázali nájsť a aktualizovať všetky súvisiace dokumenty alebo sa vám nepodarilo informovať všetkých zainteresovaných zamestnancov o zmene smernice. Naše riešenie je plne automatické, takže s podobnými problémami sa v budúcnosti už nestretnete. Dokumenty sú prepojené vrátane príloh a nadväzností, termíny stráži systém automaticky a informuje o nich zodpovedné osoby. Po schválení dokumentu sa všetkým odošle upozornenie a v elektronickej evidencii musia potvrdiť, že sa s novou verziou oboznámili.

Naše riešenie pamätá aj na používateľov, ktorí pri práci nepoužívajú počítač. V týchto prípadoch sa vytlačia protokoly pre ručné podpisy k jednotlivým dokumentom, s ktorými sa používatelia musia oboznámiť. Naskenovaný protokol sa potom automaticky uloží do systému priamo k príslušnej smernici, takže sa vám nestane, že by ste ho pri audite nemohli nájsť.